Cómo organizar archivos de oficina
La organización de los archivos de oficina puede ser una tarea difícil, en
especial si se tiene una gran cantidad de archivos y documentos.
Planear con anticipación y decidir un sistema de archivos puede ayudarte a
organizar tus archivos para favorecer a tu negocio y asegurar que encontrarás
los documentos importantes de manera más eficiente.
Organizar tus archivos de modo que no
tengas que comenzar y detenerte reiteradamente.
Asegúrate de tener suficientes fólders y
etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comiences con la organización.
Divide los montículos de papeles y archivos que
quieres organizar en pilas más pequeñas y más manejables.
- Revisa cada pila de manera individual, vota o tritura cualquier papel y
archivo del que puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de
archivos y se minimice el desorden.
- Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas
diferentes. Una de estas contendrá los archivos con los que necesitas trabajar
en los próximos meses y la otra contendrá los archivos que puedes guardar y que
no necesitas utilizar en un futuro cercano.
Archiva los fólders
de manera alfabética si tienes archivos por clientes. Por ejemplo, si cada fólder tiene el nombre de
una persona o compañía, considera archivarlos de manera alfabética según el
apellido de la persona. Si este es el caso, asegúrate de etiquetar cada pestaña
del archivo con el apellido de la persona y su nombre de pila, en ese orden.
Archiva por categorías si tienes archivos para
diferentes asuntos en tu negocio. Por
ejemplo, si tienes archivos para las cuentas, el mantenimiento o los contratos,
organízalos en diferentes categorías. Etiqueta claramente cada archivo con su
categoría correcta y coloca dentro todos los documentos relevantes. Podrías
necesitar crear subcategorías, así que utiliza un fólder colgante para marcar
la categoría y unos fólderes para las subcategorías.
- Crea un archivo para los documentos que se necesitan tratar con urgencia
para que de esta forma sepas dónde encontrar los documentos importantes con
rapidez.
- Coloca los archivos en el archivador de manera que los temporales estén en
la parte de adelante y los guardados estén en la parte trasera. De esta forma,
los archivos con los que trabajas con mayor frecuencia estarán a tu alcance.
Una vez organizados tus archivos, mantente firme con tu sistema de archivos y devuélvelos a su lugar después de utilizarlos.