Cómo organizar archivos de oficina
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Planear con anticipación y decidir un sistema de archivos puede ayudarte a
organizar tus archivos para favorecer a tu negocio y asegurar que encontrarás
los documentos importantes de manera más eficiente.
Organizar tus archivos de modo que no
tengas que comenzar y detenerte reiteradamente.
Asegúrate de tener suficientes fólders y
etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comiences con la organización.
Divide los montículos de papeles y archivos que
quieres organizar en pilas más pequeñas y más manejables.
- Revisa cada pila de manera individual, vota o tritura cualquier papel y archivo del que puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de archivos y se minimice el desorden.
- Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas diferentes. Una de estas contendrá los archivos con los que necesitas trabajar en los próximos meses y la otra contendrá los archivos que puedes guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.
Archiva por categorías si tienes archivos para
diferentes asuntos en tu negocio. Por
ejemplo, si tienes archivos para las cuentas, el mantenimiento o los contratos,
organízalos en diferentes categorías. Etiqueta claramente cada archivo con su
categoría correcta y coloca dentro todos los documentos relevantes. Podrías
necesitar crear subcategorías, así que utiliza un fólder colgante para marcar
la categoría y unos fólderes para las subcategorías.
- Crea un archivo para los documentos que se necesitan tratar con urgencia para que de esta forma sepas dónde encontrar los documentos importantes con rapidez.
- Coloca los archivos en el archivador de manera que los temporales estén en la parte de adelante y los guardados estén en la parte trasera. De esta forma, los archivos con los que trabajas con mayor frecuencia estarán a tu alcance.
Una vez organizados tus archivos, mantente firme con tu sistema de archivos y devuélvelos a su lugar después de utilizarlos.
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