Cómo organizar archivos de oficina

La organización de los archivos de oficina puede ser una tarea difícil, en especial si se tiene una gran cantidad de archivos y documentos.

Planear con anticipación y decidir un sistema de archivos puede ayudarte a organizar tus archivos para favorecer a tu negocio y asegurar que encontrarás los documentos importantes de manera más eficiente. 

Organizar tus archivos de modo que no tengas que comenzar y detenerte reiteradamente.

Asegúrate de tener suficientes fólders y etiquetas para crear archivos nuevos antes de que comiences con la organización.

Divide los montículos de papeles y archivos que quieres organizar en pilas más pequeñas y más manejables.

• Revisa cada pila de manera individual, vota o tritura cualquier papel y archivo del que puedas deshacerte de manera que se reduzca la cantidad de archivos y se minimice el desorden.

• Separa los papeles y archivos que quieras conservar en dos columnas diferentes. Una de estas contendrá los archivos con los que necesitas trabajar en los próximos meses y la otra contendrá los archivos que puedes guardar y que no necesitas utilizar en un futuro cercano.

Archiva los fólders de manera alfabética si tienes archivos por clientes. Por ejemplo, si cada fólder tiene el nombre de una persona o compañía, considera archivarlos de manera alfabética según el apellido de la persona. Si este es el caso, asegúrate de etiquetar cada pestaña del archivo con el apellido de la persona y su nombre de pila, en ese orden.

Archiva por categorías si tienes archivos para diferentes asuntos en tu negocio. Por ejemplo, si tienes archivos para las cuentas, el mantenimiento o los contratos, organízalos en diferentes categorías. Etiqueta claramente cada archivo con su categoría correcta y coloca dentro todos los documentos relevantes. Podrías necesitar crear subcategorías, así que utiliza un fólder colgante para marcar la categoría y unos fólderes para las subcategorías.

• Crea un archivo para los documentos que se necesitan tratar con urgencia para que de esta forma sepas dónde encontrar los documentos importantes con rapidez.

• Coloca los archivos en el archivador de manera que los temporales estén en la parte de adelante y los guardados estén en la parte trasera. De esta forma, los archivos con los que trabajas con mayor frecuencia estarán a tu alcance.

Una vez organizados tus archivos, mantente firme con tu sistema de archivos y devuélvelos a su lugar después de utilizarlos.