Consejos para archivar tus documentos

 

1. Los archivos deben organizarse de manera numérica o alfabética. De esta manera se establece en la oficina, empresa o incluso en casa, un sistema de archivo que nos facilitará la forma de buscar y clasificar nuestros documentos.

2. Cada carpeta debe tener una descripción que nos indique la información que contiene. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente; esto agiliza la búsqueda del documento de manera eficaz y factible.

3. Una manera eficiente, aparte de ponerle números y descripción a cada carpeta, es clasificarlas por colores, ya sea que las carpetas tengan diferentes colores, o bien, agregarles etiquetas de color, esto nos permitirá en todo momento identificar a simple vista una categoría de expediente.

4. Los archivadores también deben ser enumerados, así como cada una de sus gavetas. Por ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1 al 4, por lo que sus gavetas serían la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.

5. Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo en una hoja electrónica, esto nos permitirá poder ubicar un expediente desde cualquier computador y mantener un orden efectivo de nuestros archivos.

6. Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, nuestra recomendación es implementar un sistema de código de barras o de radio frecuencia, lo que dará una trazabilidad más rápida y segura a los documentos.

Cuando se considere necesario por razones de seguridad o espacio, será posible implementar un proceso de custodia documental y de digitalización sin ningún tipo de contratiempo. Hacer esto ayudará a proteger tus documentos de situaciones extremas como desastres naturales.

Si se respetan los procesos de organización, se tendrá una oficina más ordenada. Se facilitará el manejo de información, y se logrará disminuir los tiempos de búsqueda.