1.
Los archivos deben organizarse de manera numérica o alfabética. De esta manera
se establece en la oficina, empresa o incluso en casa, un sistema de archivo que
nos facilitará la forma de buscar y clasificar nuestros documentos.
2.
Cada carpeta debe tener una descripción que nos indique la información que
contiene. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente; esto
agiliza la búsqueda del documento de manera eficaz y factible.
3.
Una manera eficiente, aparte de ponerle números y descripción a cada carpeta,
es clasificarlas por colores, ya sea que las carpetas tengan diferentes
colores, o bien, agregarles etiquetas de color, esto nos permitirá en todo
momento identificar a simple vista una categoría de expediente.
4.
Los archivadores también deben ser enumerados, así como cada una de sus
gavetas. Por ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1 al 4, por
lo que sus gavetas serían la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.
5.
Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo en una hoja
electrónica, esto nos permitirá poder ubicar un expediente desde cualquier
computador y mantener un orden efectivo de nuestros archivos.
6.
Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, nuestra
recomendación es implementar un sistema de código de barras o de radio
frecuencia, lo que dará una trazabilidad más rápida y segura a los documentos.
Cuando
se considere necesario por razones de seguridad o espacio, será posible
implementar un proceso de custodia documental y de digitalización sin ningún
tipo de contratiempo. Hacer esto ayudará a proteger tus documentos de
situaciones extremas como desastres naturales.
Si
se respetan los procesos de organización, se tendrá una oficina más ordenada.
Se facilitará el manejo de información, y se logrará disminuir los tiempos de
búsqueda.
