Las cajas de archivo muerto son de gran utilidad para archivar documentos que ya no tiene vigencia pero de alguna forma pueden ser de utilidad, para respaldo, búsqueda de historial de algún cliente o caso, facturas de compra, pagos, evidencias y muchas cosas más.
Después de cierto tiempo el archivo muerto se vuelve obsoleto, y hay que deshacerse de esa información, para que no caiga en manos de alguien que le pueda dar mal uso.
A continuación te mencionamos algunos tips para administrar el archivo muerto:
- Tendrás que organizar y clasificar de tal manera que al buscar algún documento, pueda ser fácil.
- Puedes hacer uso de carpetas de argollas, folders y carpetas archivadoras, para tener un mayor orden.
- Clasifica alfabéticamente, archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así solo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios, como mucho, para encontrar lo que necesitas.
- Optimiza los espacios que son asignados para el almacenamiento de archivo muerto y establece medidas que te permiten llevar un mejor control.
- Si tu archivo muerto ya tiene mucho tiempo almacenado y su información ya caduco quizá es hora de que tomes la decisión de deshacerte de él.
- Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes, este tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo.
- Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar.
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